Как писать деловые письма

Коротко о разном: март

Актуальное для переводчиков

После разбора ссылок выяснилось, что в этом месяце выпуск получится тематический. О том, как, кому и когда писать электронные письма.

(Признаюсь сразу, что терпеть не могу деловые письма. Именно поэтому стараюсь уделять им особое внимание.)

Каких слов избегать в переписке; когда и какие письма писать в переводческие агентства; как начать писать, когда не уверен, что сказать. И вообще, как заставить себя писать.

«Лишние» слова в письмах

Иногда попытки казаться вежливыми со стороны выглядят как банальная неуверенность в себе. Ниже перечислены пять распространенных слов, которых советуют избегать в деловой переписке.

1. Just
Фразы типа Just checking in и Just wanted to ask a question понижают значимость вашего сообщения. Хотите задать вопрос? Так задавайте — без лишних слов и сомнений.

2. Hopefully
Когда вы упоминаете, что «надеетесь» сдать работу в срок или чего-то добиться, то подсознательно даете понять, что не контролируете ситуацию. Или, что еще хуже, ненадежны.

3. Actually
Модная замена словам-паразитам literally и basically — далеко не всегда уместная. Себя контролировать сложнее, а вот со стороны хорошо заметно, как нелепо в большинстве случаев выглядит это слово.

4. Kind Of
Здесь все ясно. Складывается впечатление, что вы не готовы расставлять точки над ё или же плохо понимаете, о чем идет речь. Так сначала разберитесь, а уж потом принимайтесь за письмо.

5. Sorry
Лидер среди лишних слов в деловых письмах. Если действительно что-то не так, позвоните и принесите извинения лично.

email фрилансер

Переписка с агентствами

Cовершенно случайно нашла одну из самых исчерпывающих и полезных статей по работе с переводческими агентствами. Помимо общих рекомендаций здесь есть и советы по переписке, а также образцы писем.

Интересующихся отсылаю к полному варианту публикации, а ниже очень кратко об электронных сообщениях.

Поскольку большинство клиентов редко встречает фрилансера лично (если вообще встречает), то впечатление о нас складывается едва ли ни в первую очередь по письмам. Посему важно помнить следующее.

1. Проверяйте и перепроверяйте каждое письмо на ошибки и опечатки. Не спешите, ведь каждым письмом вы рекламируете свои услуги или, напротив, отнимаете очки у себя же. (Как вариант, пользуйтесь бесплатными сервисами типа Grammarly.) Вот сейчас перечитала свое последнее письмо на русском и нашла опечатку… Плохо. Усталость — не отговорка.

2. Анализируйте свои письма с точки зрения получателя. При дистанционном общении гораздо проще неверно истолковать тон сообщения или мотивы отправителя. Поэтому постарайтесь обдумать (и предупредить) возможную отрицательную реакцию на ваше письмо.

3. Добавляйте к письмам профессиональную подпись. Очевидный и несложный в реализации маркетинговый ход, который многие упускают из виду. Простой блок с подписью — продуманный и без излишеств — производит очень благоприятное впечатление.

email фрилансераФормулы успеха

Когда пишешь письмо, заметку в блог, статью, обычно самое сложное — начать.

Что сказать?
Что лучше опустить?
В каком порядке формулировать?

Попробуйте эти практические советы из блога Good Copy, Bad Copy. Возможно, станет чуть проще.

Перевернутая пирамида: если подозреваете, что ваше письмо могут и не дочитать.

Проверенный временем вариант, к которому любят прибегать журналисты. Самая важная информация переносится в начало. Чего вы добиваетесь от читателя? Запишите ответ — это первая строка вашего письма.

SCRAP — формула для сложных писем.

Situation: описание сложившейся ситуации.
Complication: проблема, с которой приходится иметь дело.
Resolution: ваше предложение по решению проблемы.
Action: действие по решению проблемы, которого вы ждете от адресата.
Politeness: вежливая концовка.

3 твита — формула для упорядочивания содержания

Если предстоит написать объемный текст (статью, отчет), но непонятно с чего начинать, что освещать, а что отбрасывать, попробуйте составить краткий план.

1. Что хочется сказать? Уложитесь в 140 символов. Почему вы так считаете? Пара предложений.
2. Есть еще 140 символов на вторую часть. Как ее сформулируете? Расширьте тезисами.
3. Что еще хотелось бы сказать? 140 символов. Расширьте тезисами.

План готов!

email фрилансер 4Stop it and just DO!

И, наконец, для тех, кто, как и я, «любит» писать письма, волшебный пендель от Бенедикта Камбербэтча.

Полный текст известного письма художника Сола Левитта своей коллеге Еве Гессе можно найти здесь, а ниже небольшой отрывок.

Just stop thinking, worrying, looking over your shoulder wondering, doubting, fearing, hurting, hoping for some easy way out, struggling, grasping, confusing, itchin, scratching, mumbling, bumbling, grumbling, humbling, stumbling, numbling, rumbling, gambling, tumbling, scumbling, scrambling, hitching, hatching, bitching, moaning, groaning, honing, boning, horse-shitting, hair-splitting, nit-picking, piss-trickling, nose sticking, ass-gouging, eyeball-poking, finger-pointing, alleyway-sneaking, long waiting, small stepping, evil-eyeing, back-scratching, searching, perching, besmirching, grinding, grinding, grinding away at yourself. Stop it and just DO!

 

2 комментария

Post a Comment