Для чайников лингвистов

Синхронизация файлов и папок между ПК, ноутбуками, смартфонами и пр. обеспечивает идентичность рабочих материалов на разных устройствах. Для этого необходимо организовать быстрый и полный обмен нужными данными.

Копировать обновленные файлы на все устройства можно и вручную, но быстрее и надежнее прибегнуть к решениям для синхронизации данных — утилитам или веб-сервисам.

Практичный вариант — синхронизация по расписанию либо при наступлении определенных событий (наличие обновлений в синхронизируемых папках, подключение внешнего жесткого диска, запуск системы и пр.).

Синхронизация через облако

Сервисов для синхронизации файлов в Сети представлено немало. Часть из них создавалась в качестве онлайновых хранилищ с поддержкой синхронизации, другие предназначены только для синхронизации.

Первым обычно вспоминают про Dropbox. Синхронизируемая папка Dropbox находится на моем рабочем столе и служит для хранения файлов, которые нужны под рукой — материалы для обучения и блогов, текущие проекты, резюме, сертификаты и пр.

Кстати, вместо синхронизации всей стандартной папки ~/Dropbox можно настроить синхронизацию только отдельных вложенных папок.

Чем еще полезен фрилансеру Dropbox?

• Синхронизация «Моих документов»

Если вы с ней работаете, укажите в системных настройках папку Dropbox в качестве папки «Мои документы» — получите автоматическое резервное копирование и синхронизацию актуальных файлов.

• Восстановление файлов

Dropbox сохраняет старые версии файлов — вы легко восстановите то, что случайно удалили. Чтобы увидеть предыдущие версии файла, зайдите на сайт Dropbox, щелкните правой кнопкой по файлу и выберите Previous Versions. Для восстановления удаленных файлов перейдите в папку, где они хранились, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите Show deleted files.

• Создание веб-сайта

Если у вас еще нет собственного офиса в Интернете, Dropbox можно использовать для хостинга (хранения) несложного сайта на HTML. Сервисы Pancake.io и Droppages.com — отличный вариант, чтобы создать себе базовый сайт на Dropbox.

• Пересылка больших файлов

С помощью приложения Sendtodropbox.com можно отправлять в Dropbox файлы размером свыше 20 Мб, включая видео и файлы графических программ.

Есть и другие сервисы с похожими функциями, инструментами управления и приложениями, которые можно использовать, например, для синхронизации основных рабочих материалов. Привожу те, где есть бесплатные опции.

1. IDriveSync

Сервис обещает быструю синхронизацию файлов на разных устройствах и удобство обмена данными через организацию совместного доступа.

Особый акцент сделан на защите данных. Все сохраняемая информация автоматически шифруется — уровень шифрования выбирает пользователь.

Бесплатно: 5 Гб
150 Гб: 4,95 долл. в месяц

2. Cubby

Своим основным достоинством здесь называют гибкость. Есть возможность отправлять публичные ссылки на материалы для доступа и просмотра без права редактирования. Хранение неограниченного числа версий.

Предусмотрена защита данных шифрованием AES 256 бит и опциональная дополнительная защита паролем.

Бесплатно: 5 Гб
150 Гб: 3,99 долл. в месяц

3. JottaCloud

Простой и удобный в работе. Есть отчеты по ресурсам, функция резервного копирования для ноутбуков и смартфонов. В облако сохраняются последние пять версий файлов.

Место хранения данных — Норвегия: владельцы ресурса особо подчеркивают тот факт, что в отличие от американских компаний «не сотрудничают с администрацией».

Бесплатно: 5 Гб
150 Гб: 7,50 евро в месяц

4. Google Drive

Исключительно простое в работе облачное хранилище Google. Доступно всем, у кого есть учетная запись Google. Есть приложение для синхронизации файлов. При установке приложения можно указать, какие папки синхронизировать с текущим компьютером, а также задать местоположение папки Google Drive.

Gmail позволяет пересылать объемные файлы, хранящиеся на Google Drive. Просто щелкните на пиктограмму диска в окне письма и выберите нужный файл (размер до 10 Гб). Еще одно достоинство сервиса — множество интегрированных приложений для работы с фото, документами и музыкой.

Бесплатно: 15 Гб
100 Гб: 1,99 долл. в месяц

Синхронизация по старинке

Облачные сервисы хранения файлов не всегда приемлемы и удобны. Не все готовы доверять файлы третьей стороне без гарантий. Кроме того, для доступа к облаку обязательно нужен интернет. А если с ним проблемы?

В принципе, для синхронизации файлов в Windows 7 предусмотрены свои инструменты, но у меня найти с ними общий язык не получилось.

Компания BitTorrent предлагает бесплатную — в базовой версии— программу, которая синхронизирует файлы между разными платформами (в отличие от SyncBack и SyncToy для Windows PС) и системами, как только они выходят в интернет или оказываются внутри одной подсети.

Гибко настраивать правила синхронизации нельзя, зато есть достаточно удобный клиент для Windows, Mac OS X, Android, iOS.

Принцип прост: в домашнем компьютере появляется несколько папок — для телефона, съемного жесткого диска, ноутбука и пр. Чтобы залить файл на телефон, достаточно забросить документ в нужную папку.

Среди других популярных (и бесплатных в базовой версии) решений для синхронизации устройств по сети и через интернет отмечу программы ViceVersa, Allway Sync, FreeFileSync, GoodSync.

Все они работают по одному принципу: пользователь создает новое задание, две папки — исходную и целевую, определяет условия отбора файлов. После анализа на экран выводится результат сравнения данных в исходной и целевой папках с указанием новых, измененных и удаленных файлов.

После этого настраиваем программу на автоматическое выполнение операции с помощью встроенного планировщика и задаем время либо событие, запускающее анализ и синхронизацию файлов.

Не забываем о защите данных

И еще немного о работе с информацией (по материалу Business News Daily).

1. Выбирайте безопасные соединения

Общие точки доступа Wi-Fi — едва ли не главный источник потенциальных проблем с безопасностью. В общественных местах пользуйтесь собственным модемом или мобильной точкой доступа.

Независимо от выбора точки доступа, старайтесь шифровать передаваемые данные. Через настройки виртуальной частной сети VPN разрешите передачу важных данных только сайтам с протоколом HTTPS.

Воздержитесь от ввода и передачи финансовой и банковской информации в общественных местах. Перед выходом из дома очищайте список публичных «доверенных» сетей, которыми часто пользуются хакеры.

2. Обновляйте ПО и ОС

Игнорируя программные обновления, вы игнорируете и обнаруженные уязвимости. При работе вне защищенной корпоративной сети ответственность за своевременное обновление программ и приложений лежит исключительно на вас.

Работа с обновлениями включает и смену паролей: не забывайте регулярно менять пароли к программам, учетным записям, беспроводным сетям и устройствам.

3. Не пренебрегайте резервным копированием

Для хранения и синхронизации файлов проектов часто используют облачные сервисы типа Google Drive и Dropbox. Но хранение не заменяет резервного копирования.

Файлы можно случайно удалить, переписать или просто забыть загрузить в облако. При резервном копировании обновление данных происходит постоянно — в автоматическом режиме.

Кроме того, качественные решения для резервного копирования предусматривают сохранение версий и шифрование. А в случае локальных проблем вы легко восстановите информацию из облака.

4. Шифруйте и сканируйте данные

По сути фрилансер — владелец бизнеса. Поэтому и защищать свое рабочее оборудование необходимо на уровне, принятом в компаниях.

Минимальный вариант защиты данных — шифрование. Все файлы из электронной почты и USB-устройств должны сканироваться антивирусной программой.

5. Попросите содействия у клиентов

Если сомневаетесь в том, что способны надлежащим образом обезопасить данные клиента, попросите его обеспечить доступ к корпоративным средствам защиты для удаленной работы: решения для мониторинга безопасности, управления мобильными устройствами, подключения по VPN/IPSec.

Даже при ограниченном доступе ваши действия и данные будут под более надежной защитой межсетевых экранов корпоративного уровня, фильтров, систем шифрования и резервного копирования. Если вам и откажут, что вы теряете?