Пишем убедительно

Базовые правила на примере Plain English

If you can’t explain something simply, you don’t understand it well…
Everything should be as simple as it can be, yet no simpler.
Albert Einstein

Звучавшие еще с XIX века призывы не говорить красиво по-прежнему не находят отклика в душе людей пишущих.

Но и не утихают. 13 октября активисты и поборники понятно написанных текстов отметили Международный день понятного языка.

Вопреки распространенному убеждению, умение понятно излагать мысли отнюдь не означает пренебрежение к важной/сложной информации. Более того, такой язык критичен для убедительных текстов — наряду с фактами и оформлением.

Набирающий популярность термин Plain English описывает не информацию, а способ ее подачи: четкий, понятный, не оставляющий места для разночтений. Сразу замечу, что к художественной литературе это явление не относится; там действуют свои каноны.

Еще в 2005 г. психолог Принстонского университета Даниэль Оппенхаймер провел пять независимых опросов. Оказалось, что люди склонны оценивать выше интеллект авторов, способных писать просто и понятно.

Еще четыре аргумента в пользу понятного языка.

• Ваша аудитория станет шире

Уровень читательской грамотности оценивается как базовый и ниже для более чем 40% американцев (данные Института образовательных наук при Департаменте образования США). Соответственно, множество людей не в состоянии самостоятельно выделить основные идеи и темы, резюмировать содержание и понять цели автора, если речь идет о тексте достаточно сложном, насыщенном идеями и лексикой.

• Вас оценят более умные читатели

Даже если вышеупомянутая аудитория — не ваша, запутанные конструкции и напыщенный слог популярностью все равно не пользуются. Почти трем тысячам медиков и ученых дали прочесть два отрывка с узкоспециализированными терминами. Более 70% отдали предпочтение фрагменту, где структура предложений была проще, а лексика короче, с прямым значением слов. (John Kirkman, Good Style: Writing for Science and Technology.)

• Вам будут больше доверять

Психологи утверждают: чем понятнее написан текст, тем больше доверия он вызывает, поскольку мозг обрабатывает такой язык быстрее. Это особенно важно там, где доверие — составляющая профессии: журналисты, врачи, адвокаты и пр.

При склонности к необоснованно длинным предложениям и замысловатым оборотам помните, что естественная реакция на непонимание — раздражение, попутно включающее гнев и защитные механизмы.

• Вы улучшите внутрикорпоративные процессы

Придерживаясь принципов простоты в переписке и документации, компания экономит себе время, средства и ресурсы, не говоря уже о доверии акционеров и клиентов. Повышается эффективность внутренних процессов, сводятся к минимуму ошибки.

Ниже перечислены характерные особенности понятного языка на основе стиля Plain English. Примеры взяты из справочников «Plain English» (Chris Mitchell) и «A Plain English Handbook. How to create clear SEC disclosure documents».

КОРОТКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Рекомендованная средняя длина предложений для материалов, где важны идеи и факты — 15–25 слов (одна мысль). В более длинном предложении автор, как правило, объединяет несколько мыслей. Соответственно, выше вероятность, что читатель что-либо упустит либо поймет неверно.

Длинные предложения отнюдь не под запретом. Но в любом случае стоит убедиться, что их нельзя сократить / разбить на несколько. Как это сделать?

1) Разделяйте и разъединяйте

Найдите, где заканчивается мысль, и поставьте точку.

Было
Joshi et al. present a comparative assessment of existing security models supporting Web-based applications and workflow systems, and they claim that existing access models neither facilitate dynamic changes in the content and context of information, nor allow monitoring of the system’s state.

Стало
Joshi et al. present a comparative assessment of existing security models supporting Web-based applications and workflow systems. They claim that existing access models neither facilitate dynamic changes in the content and context of information, nor allow monitoring of the system’s state.

2) Разделяйте и соединяйте

Сделайте из одного предложения два, начав второе с вводного слова.

Было
While robust watermarks resist common image-manipulation procedures and are useful for ownership assertion purposes, robust digital watermarking is still a very difficult problem due to the numerous kinds of image manipulations a robust watermark has to be able to survive.

Стало
Robust watermarks resist common image-manipulation procedures and are useful for ownership assertion purposes. However, robust digital watermarking is still a very difficult problem due to the numerous kinds of image manipulations a robust watermark has to be able to survive.

3) Перечисления превращайте в списки

Было
The attachment of the warmer support-bearing assembly system must be checked to ensure that it is adequately lubricated, its securing screws are tight and that the warmer head can be easily repositioned without the support bearing sticking.

Стало
You must check the attachment of the warmer support-bearing assembly system to ensure that:
a) it is adequately lubricated;
b) its security screws are tight;
c) the warmer head can be easily repositioned without the support bearing sticking.

При работе со списками следите, чтобы грамматическая структура списка была однотипной, а пунктуация — правильной.

4) Придерживайтесь порядка слов

Предложения с четкой структурой воспринимать проще. Чем ближе конструкция к схеме «подлежащее – сказуемое – дополнение», тем легче ее читать.

Было
Holders of the Class A and Class B-1 certificates will be entitled to receive on each Payment Date, to the extent monies are available therefor (but not more than the Class A Certificate Balance or Class B-1 Certificate Balance then outstanding), a distribution.

Стало
Class A and Class B-1 certificate holders will receive a distribution on each payment date if cash is available on those dates for their class.

ПРОСТАЯ ЛЕКСИКА И КОНСТРУКЦИИ

1) Не усложняйте слова

Абстрактные термины часто можно заменить конкретными, сделав мысль прозрачнее для читателя. Пример конкретизации понятия из финансовой сферы: Asset > Investment > Security > Equity > Stock > Common stock > One share of IBM common stock.

Было
No consideration or surrender of Beco Stock will be required of shareholders of Beco in return for the shares of Unis Common Stock issued pursuant to the Distribution.

Стало
You will not have to turn in your shares of Beco stock or pay any money to receive your shares of Unis common stock from the spin-off.

Было
If my proposals are accepted, the income from fees would ensure that car parking control could be effected without utilising monies that should be expended on health care.

Стало
If my proposals are accepted, the income from fees would ensure that car parking could be controlled without using money that should be spent on health care.

Было

The following summary is intended only to highlight certain information contained elsewhere in this Prospectus.

Стало
This summary highlights some information from this Prospectus.

Для знакомства с нежелательными для Plain English словами рекомендую бесплатный справочник Plain English Lexicon (2011 г.).

2) Отсекайте лишнее

Если слово ничего не добавляет к сказанному по сути, избавьтесь от него. Избитые вводные обороты и банальности — балласт, утомляющий и автора, и читателя. Тот факт, что фраза популярна и на слуху, еще не означает, что она убедительна.

Было
The organisers of the event should try to achieve greater safety both from the point of view of ensuring that the bonfire itself does not contain any unacceptably dangerous materials such as aerosol cans or discarded foam furniture and from the point of view of ensuring the letting-off of fireworks…

Стало
The organisers of the event should try to achieve greater safety by ensuring that the bonfire does not contain any dangerous materials such as aerosol cans or foam furniture and by ensuring the letting-off of fireworks …

3) Избегайте пассивного залога

В пассивной конструкции действие не относится к подлежащему, поэтому читателю сложнее следить за смыслом. Без веских аргументов в пользу пассивного залога отдавайте предпочтение прямым конструкциям: они короче, ярче, проще для восприятия.

Было
The foregoing Fee Table is intended to assist investors in understanding the costs and expenses that a shareholder in the Fund will bear directly or indirectly.

Стало
This table describes the fees and expenses that you may pay if you buy and hold shares of the fund.

Активный залог особенно важен в заголовках и подзаголовках, мета-описаниях страниц и изображений, слоганах и побудительных предложениях.

Отсутствие пассивного залога — не догма. Оставляем его там, где по какой-либо причине не упоминается либо не важен субъект действия или акцент сделан на собственно действии (т.е. глаголе).

Уour file has been lost.

СИЛЬНЫЕ СЛОВА И ОБОРОТЫ

1) Перефразируйте отрицания

Негативные обороты запоминаются, но не в том свете, что нужно. Чтобы демонстрировать спокойную уверенность, постарайтесь обойтись без отрицаний — помимо прочего они мешают понять смысл.

Было
Vote for not more than one candidate.

Стало
Vote for one candidate only.

Кроме того, предложения станут короче и понятнее, если фразу с отрицанием заменять синонимом из одного слова.

not able > unable
not accept > reject
not certain > uncertain
not unlike > similar, alike
does not have > lacks
does not include > excludes, omits
not many > few
not often > rarely
not the same > different
not … unless > only if
not … except > only if
not … until > only when

2) Убирайте слабые глаголы

Связки «слабый глагол to be, to have и пр. + существительное» заменяйте сильным глаголом. Забавное видео о том, почему нужно избегать  номинализации, можно найти в этой статье.

Было
We will have no stock ownership of the company.

Стало
We will not own the company’s stock.

Было
There is the possibility of prior Board approval of these investments.

Стало
The Board might approve these investments in advance.

3) Будьте внимательнее с местоимениями

Возможность ассоциировать себя с автором, разделять его мысли — мощный источник доверия. С этой задачей прекрасно справляются личные существительные: предложения с ними будут короче, а язык — проще.

Было
This Summary does not purport to be complete and is qualified in its entirety by the more detailed information contained in the Proxy Statement and the Appendices hereto, all of which should be carefully reviewed.

Стало
Because this is a summary, it does not contain all the information that may be important to you. You should read the entire proxy statement and its appendices carefully before you decide how to vote.

Притяжательные местоимения — тема для отдельной статьи. Но в целом рекомендации понятны: если можно обойтись без указания пола, обходитесь.

Было
The sender of a message uses her secret key to encrypt it.

Стало
The sender of a message uses the sender’s secret key to encrypt it.
или
The sender of a message uses his or her secret key to encrypt it.

С местоимением their пока все сложно: такой вариант нравится далеко не всем, хотя пишут, что подобной формой пользовался еще Шекспир.

* * *

Полезные ссылки по теме Plain English

Организации и конкурсы

Clarity International
http://www.plainlanguage.gov
http://www.plainlanguage.com
Plain English Foundation
Center for Plain Language
Plain English Campaign
Plain Language Association International
2015 WriteMark New Zealand Plain English Awards

Материалы и публикации

A Plain English Handbook. How to create clear SEC disclosure documents
The Plain Writing Act of 2010: Lessons for Industry
Plain English, Chris Mitchell
Подборка бесплатных справочников на ресурсе Plain English Campaign