Шаблоны для электронной почты

Продуктивность переводчика – 3

Предыдущие заметки этой серии посвящены слепой печати, комбинациям клавиш и системам распознавания речи.

* * *

Заранее созданные шаблоны для электронной почты подстрахуют в периоды, когда нужно всем, все и сразу. А дни затишья — прекрасная возможность их подготовить или обновить.

У меня ответы на письма сводятся к двум крайностям: либо пишу в такой спешке, что и на опечатки забываю вычитать, либо неоправданно долго размышляю. Промежуточным вариантом стало создание черновиков: вечером быстренько пишешь, а утром включаешь компьютер, просматриваешь свежим взглядом и сразу отправляешь.

Но решила не останавливаться на достигнутом и подготовить себе несколько шаблонов. Зачем раз за разом изобретать колесо, когда можно просто достать его из сарая закромов почтовой программы? Само собой, шаблоны — не панацея. Они относятся к ситуациям и вопросам, которые встречаются неоднократно.

Для нашего мозга нет принципиальной разницы между написанием ответа на очередное не слишком важное письмо и принятием решения о карьерных перспективах — оба варианта откусывают по кусочку от нашего дневного «потенциала решений». А он не бесконечен, и не стоит растрачивать его по пустякам.

Когда и кому

Для начала составим список стандартных ситуаций, чтобы представлять, сколько понадобится шаблонов.

Например:

1. Нет в офисе (автоответчик) — шаблон 1

2. Запрос по сотрудничеству (не проект)

2а. Письмо получено. Дам ответ в течение трех дней. — шаблон 2
2б. Письмо получено. Дам ответ на следующей неделе. — шаблон 3
2в. Предложить обсуждение онлайн со ссылкой на мой календарь — шаблон 4

3. Запрос по проекту:

3а. Запросить дополнительную информацию — шаблон 5
3б. Предложить перенос сроков — шаблон 6
3в. Отклонить, ерунда какая-то — шаблон 7
3г. Отклонить, не моя специализация — шаблон 8
3д. Отклонить, сославшись на загруженность — шаблон 9
3д. Подтвердить проект и условия — шаблон 10

4. Сдача проекта с подтверждением получения — шаблон 11

4а. Запрос обратной связи — шаблон 12

В общем, вы поняли:

«Согласен. Полыхаев».
«Прекрасная мысль. Полыхаев».
«Провести в жизнь. Полыхаев».
«Что они там, с ума посходили? Полыхаев».
«Не мешайте работать. Полыхаев».
«Я вам не ночной сторож. Полыхаев».

Каждой ситуации присваиваем свой номер шаблона, а сам документ сохраняем, чтобы сверяться, подправлять и распечатывать новые версии по мере необходимости.

Напоминания о сроках оплаты, повторные письма с запросами… Вариантов множество. Можно даже разработать ряд стандартных шаблонов для потенциальных клиентов (подробнее об этом в английской версии блога). Но пока так.

Каждый из шаблонов будет на двух языках, хотя можно сделать только на английском: перевести уже быстрее, чем писать заново.

Готовим кухню под «консервы»

Рассмотрим работу с шаблонами на примере функции Google — Canned Responses.

В основном интерфейсе Gmail найдите меню настроек (шестеренка) и выберите опцию Settings.

В открывшемся окне перейдите на вкладку Advanced, активируйте функцию Canned Responses и сохраните настройки (картинка).

Создайте новое письмо и наберите текст будущего шаблона. Обратите внимание: тема письма тоже будет частью шаблона и по умолчанию его названием. Щелкните на меню More и выберите Canned Responses и New canned response… Подтвердите название — и программа сохранит шаблон. В следующий раз при ответе на письмо в этом меню уже будут готовые шаблоны.

Если работаете с автоматической подписью, не сохраняйте ее в шаблон, иначе программа вставит ее дважды — из шаблона и обычную. Готовые шаблоны Gmail хранит в папке «Черновики» — будьте внимательны и не удаляйте их!

Шаблоны подходят для создания как новых писем, так и ответов. Чтобы написать ответ на основе шаблона, создайте ответ и выберите More Options в правом нижнем углу (рядом с корзиной).

Редактирование и удаление шаблонов в Gmail начинают с создания нового сообщения.

Можно настроить автоматическую отправку письма по шаблону на основе адреса отправителя, темы или текста письма, наличия в письме приложения. Здесь можно подробнее прочесть об автоматической отправке шаблонных писем с помощью фильтров.

Создаем и дорабатываем шаблоны

Шаблоны ни в коем случае не должны быть безликими отписками. Начните с черновиков с основной идеей, а потом доработайте их под свои ситуации и стиль общения.

Да, чаще всего готовый шаблон нужно будет редактировать перед отправкой. Но такой подход продуктивнее, чем ответ с чистого листа — мозг будет думать сразу о содержании, а не о форме.

Несколько примерных шаблонов для дальнейшей доработки.

Шаблоны 2 и 3

Hello,

Thanks so much for getting in touch.

I wanted to let you know that I’m looking into it and will get back to you before [end of day/end of week] with an answer.

If this is urgent, let me know and I’ll try to get back to you sooner.

Best regards,

[Your Name]

Шаблон 4

Hello,

Here’s a link to my calendar. Feel free to choose a time that works for you. When you select a time, make sure to enter the contact details where you’d like me to reach you.

[Calendly link]

Best regards,

[Your Name]

Сервис Calendly даже в бесплатной версии — удобнейшая вещь для согласования времени. Вам достаточно указать свободные окна, а получатель выберет из вариантов то, что подходит ему.

Шаблон 7

Hello,

This isn’t something I’m interested in discussing. Sorry!

Have a good day.

[Your Name]

Экономит время не на наборе буковок, а на мучительных размышлениях, как бы потактичнее сказать: «Спасибо, но нет».

Казалось бы, зачем отвечать? Да потому что все знают модное слово Follow Up и еще минимум два раза отнимут ваше драгоценнейшее время, переспрашивая, точно ли совсем-совсем ничего не надо.

Шаблон 9

Hello,

Thanks for thinking of me for this project. Unfortunately, my schedule is completely full for the next few weeks.

However, I have a [co-worker/colleague] who has helped me with this sort of work in the past. I’d be happy to reach out to them and see if they have time.

How does this sound?

[Your Name]

Шаблон 11

Hi [Name],

I hope you’re having a good day.

Here’s that document I promised you. Please find it attached below.

If you have any questions, please let me know and I’d be happy to answer your questions.

Thanks!
[Your Name]

Тщательно вычитайте готовые шаблоны! В них не должно быть ни одной опечатки, иначе все это не имеет смысла.

P.S.

Если уж всерьез подходить к учетной записи Gmail, не будет лишним приложение Boomerang. Уже в бесплатной версии: отложенная отправка писем, прием почты в удобное время, отслеживание неполученных ответов на письма и прочтений, возможность скрыть письмо на определенное время.

Еще один вариант — LinkedIn Sales Navigator (ранее Rapportive): бесплатный плагин, который при отправке и получении сообщений подтягивает информацию о контакте из LinkedIn (даже если вы не знаете человека).

Помимо почтовых программ есть и другие решения, поддерживающие работу с готовыми текстовыми шаблонами: TextExpander (от 3,5 долл. в месяц) и Phrase Express (от 50 долл.).